Kasa fiskalna i drukarka fiskalna służą do ewidencjonowania sprzedaży oraz wystawiania dokumentów fiskalnych, ale sposób ich działania jest zupełnie inny. Kasa może pracować jako samodzielne urządzenie, natomiast drukarka fiskalna stanowi element większego systemu sprzedażowego i wymaga współpracy z komputerem, terminalem kasowym lub odpowiednim oprogramowaniem.
Wybór pomiędzy tymi rozwiązaniami powinien zależeć od skali działalności, liczby produktów, sposobu obsługi klientów oraz planów rozwoju firmy.
Jak działa kasa fiskalna?
Kasa fiskalna jest samodzielnym urządzeniem wyposażonym w bazę towarów i usług, klawiaturę lub ekran dotykowy, wyświetlacz oraz mechanizm drukujący. Sprzedawca wybiera produkt bezpośrednio na urządzeniu, wprowadza jego ilość, zatwierdza sprzedaż i wystawia paragon.
Do podstawowej pracy kasa nie potrzebuje komputera ani zewnętrznego programu sprzedażowego. Dzięki temu jej uruchomienie jest stosunkowo proste, a całe stanowisko może zajmować bardzo mało miejsca.
Kasy sprawdzają się szczególnie w firmach, które:
- posiadają niewielką lub średnią liczbę produktów i usług,
- prowadzą sprzedaż na jednym stanowisku,
- nie potrzebują rozbudowanej gospodarki magazynowej,
- pracują mobilnie,
- oczekują łatwej obsługi,
- nie chcą uruchamiać pełnego systemu komputerowego.
Takie rozwiązanie może być odpowiednie dla fryzjera, kosmetyczki, mechanika, lekarza, prawnika, niewielkiego sklepu, stoiska handlowego, punktu gastronomicznego czy przedsiębiorcy dojeżdżającego do klientów.
Jak działa drukarka fiskalna?
Drukarka fiskalna nie jest samodzielnym stanowiskiem sprzedaży. Otrzymuje informacje z programu działającego na komputerze, tablecie lub terminalu POS. To program wybiera produkty, oblicza wartość zamówienia, obsługuje rabaty, kontroluje stany magazynowe i przekazuje do drukarki dane niezbędne do wystawienia dokumentu fiskalnego.
Sprzedawca pracuje więc przede wszystkim w programie sprzedażowym, a drukarka odpowiada za fiskalną część transakcji.
Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne, gdy firma:
- posiada dużą bazę produktów,
- potrzebuje kontroli stanów magazynowych,
- prowadzi sprzedaż na kilku stanowiskach,
- wykorzystuje czytniki kodów, wagi i kolektory danych,
- wystawia wiele dokumentów,
- prowadzi program lojalnościowy,
- analizuje sprzedaż według produktów, pracowników lub lokalizacji,
- integruje sprzedaż stacjonarną ze sklepem internetowym,
- korzysta z systemu ERP albo programu księgowego.
Drukarka fiskalna jest często wybierana przez większe sklepy, hurtownie, restauracje, apteki, stacje paliw, sieci handlowe oraz firmy prowadzące rozbudowaną sprzedaż wielokanałową.
Najważniejsza różnica: samodzielność urządzenia
Kasa fiskalna zawiera własną bazę towarową i pozwala prowadzić sprzedaż bez komputera. Drukarka fiskalna nie zastępuje programu sprzedażowego i bez niego nie może pełnić roli kompletnego stanowiska kasowego.
W praktyce oznacza to, że kasa jest prostsza do uruchomienia, ale oferuje mniej rozbudowane możliwości zarządzania. Drukarka wymaga przygotowania całego systemu, lecz zapewnia większą swobodę rozwoju i integracji.
Nie należy przy tym zakładać, że drukarka jest zawsze lepsza od kasy. W małym gabinecie komputerowy system sprzedaży może być zbędnym kosztem. Z kolei w sklepie z kilkunastoma tysiącami produktów ręczne zarządzanie bazą w kasie szybko stanie się uciążliwe.
Wielkość i obsługa bazy produktów
W kasie produkty są zapisywane bezpośrednio w pamięci urządzenia. Każda pozycja posiada nazwę, stawkę VAT, cenę i inne ustawienia. Zmiany można wprowadzać z klawiatury kasy albo za pomocą programu konfiguracyjnego, jeżeli dany model umożliwia taką współpracę.
W systemie z drukarką fiskalną baza znajduje się przede wszystkim w programie sprzedażowym. Pozwala to szybciej aktualizować ceny, tworzyć promocje, importować kartoteki, analizować sprzedaż i kontrolować magazyn. Drukarka otrzymuje informacje o konkretnym paragonie dopiero podczas finalizacji transakcji.
Przy kilkudziesięciu usługach przewaga programu komputerowego może być niewielka. Przy kilku tysiącach produktów staje się już bardzo wyraźna.
Co w przypadku awarii komputera?
Samodzielna kasa może zazwyczaj pracować niezależnie od komputera. Awaria stanowiska komputerowego nie musi więc zatrzymać sprzedaży.
Drukarka fiskalna jest uzależniona od programu i urządzenia, które nią steruje. Jeżeli komputer, sieć lokalna albo oprogramowanie przestanie działać, wystawienie paragonu może nie być możliwe do czasu usunięcia problemu. Dlatego w większych systemach ważne są kopie zapasowe, wsparcie techniczne i właściwie przygotowana infrastruktura.
Z drugiej strony system komputerowy pozwala centralnie zarządzać ofertą i szybciej odtworzyć konfigurację stanowiska. W firmie o dużej skali korzyści te mogą być ważniejsze niż prostota pojedynczej kasy.
Kasa lub drukarka w działalności mobilnej
W pracy mobilnej najczęściej wygrywa kompaktowa kasa fiskalna z akumulatorem oraz transmisją komórkową. Można ją zabrać do samochodu, na targ, do klienta lub w miejsce wykonywania usługi.
Drukarka mobilna może mieć sens, jeśli przedsiębiorca już korzysta z wyspecjalizowanego programu na laptopie albo tablecie. Cały zestaw jest jednak bardziej rozbudowany i wymaga zapewnienia komunikacji między urządzeniami.
Dla kuriera, serwisanta lub osoby świadczącej proste usługi najczęściej praktyczniejsza będzie kasa. Przedstawiciel handlowy korzystający z rozbudowanego systemu zamówień może natomiast preferować drukarkę współpracującą z aplikacją.
Kasa czy drukarka w gastronomii?
Mały punkt gastronomiczny z krótkim menu może być obsługiwany przez kasę z odpowiednio zaprogramowanymi klawiszami. W restauracji, w której zamówienia są przekazywane do kuchni, obsługiwane przy stolikach i rozdzielane pomiędzy kelnerów, lepszym rozwiązaniem będzie zazwyczaj system POS z drukarką fiskalną.
Program gastronomiczny może kontrolować otwarte rachunki, dodatki do dań, stoliki, dostawy, rabaty i rozliczenia pracowników. Sama kasa fiskalna nie zapewni tak rozbudowanych funkcji organizacyjnych.
Kasa czy drukarka w sklepie internetowym?
Jeżeli sprzedaż internetowa musi być ewidencjonowana fiskalnie, oba urządzenia mogą zostać wykorzystane. Różnica polega na stopniu automatyzacji.
Przy niewielkiej liczbie zamówień pracownik może ręcznie wystawiać paragony na kasie. W rozwijającym się sklepie internetowym korzystniejsze może być połączenie programu obsługującego zamówienia z drukarką fiskalną. Dane klienta, produkty i wartości transakcji nie muszą być wtedy ponownie wprowadzane ręcznie.
Wybór powinien zależeć od liczby przesyłek, wykorzystywanej platformy sklepowej i możliwości integracyjnych oprogramowania.
Całkowity koszt stanowiska
Porównując ceny, trzeba uwzględnić cały system, a nie tylko urządzenie fiskalne.
W przypadku kasy koszt obejmuje przede wszystkim urządzenie, przygotowanie bazy, fiskalizację, przeglądy i ewentualne akcesoria.
Stanowisko z drukarką może dodatkowo wymagać:
- komputera lub terminala POS,
- programu sprzedażowego,
- licencji i abonamentów,
- konfiguracji bazy danych,
- wdrożenia systemu,
- kopii zapasowych,
- opieki informatycznej.
Drukarka może być droższym rozwiązaniem na początku, lecz w większej firmie pozwala oszczędzać czas, ograniczać błędy i lepiej zarządzać sprzedażą.
Jak podjąć właściwą decyzję?
Kasa będzie dobrym wyborem, gdy sprzedaż jest stosunkowo prosta, liczba produktów ograniczona, a przedsiębiorca oczekuje samodzielnego i łatwego w obsłudze urządzenia.
Drukarkę warto wybrać, gdy sprzedaż jest zarządzana przez program, firma posiada duży magazyn, potrzebuje raportów albo planuje integrację z innymi systemami.
Przed zakupem należy odpowiedzieć na kilka pytań:
- Ile produktów i usług znajduje się w ofercie?
- Ile paragonów jest wystawianych każdego dnia?
- Czy firma musi kontrolować magazyn?
- Czy sprzedaż jest prowadzona na kilku stanowiskach?
- Czy wykorzystywany jest program sprzedażowy?
- Czy system ma współpracować ze sklepem internetowym?
- Czy przedsiębiorca pracuje mobilnie?
- Jak firma będzie działać w przypadku awarii komputera?
Profesjonalne wdrożenie urządzenia fiskalnego
Dobór urządzenia powinien zostać poprzedzony analizą potrzeb. Multicom oferuje kasy, drukarki, skanery kodów, wagi, terminale komputerowe oraz rozwiązania współpracujące z programami sprzedażowymi. Firma wdraża między innymi systemy WAPRO, INSERT i INSOFT, dzięki czemu może przygotować zarówno proste stanowisko kasowe, jak i bardziej rozbudowany system handlowy.
Przedsiębiorcy zainteresowani systemem komputerowym mogą sprawdzić drukarki fiskalne dostępne w Multicom. Osoby poszukujące prostszego urządzenia znajdą odpowiednie modele w kategorii kas fiskalnych online.
Pełna oferta oraz dane kontaktowe znajdują się pod adresem https://multicom.com.pl/.
Nie istnieje jedno rozwiązanie odpowiednie dla wszystkich firm. Dobrze dobrana kasa pozwala uniknąć niepotrzebnych kosztów, a właściwie wdrożona drukarka fiskalna może stać się częścią systemu, który usprawni sprzedaż, magazyn i obsługę klienta.
Źródło: Materiał Partnera
