Najem okazjonalny – na czym polega i kiedy warto go zastosować?

Najem okazjonalny jest rozwiązaniem przeznaczonym przede wszystkim dla osób fizycznych wynajmujących prywatne mieszkania poza działalnością gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Umowę zawiera się na czas oznaczony, który nie może przekraczać 10 lat. Nie oznacza to jednak, że najem okazjonalny jest zawsze korzystniejszy od zwykłej umowy, ponieważ wymaga większego zaangażowania zarówno właściciela, jak i najemcy. Przed jego zastosowaniem warto więc wiedzieć, jakie dokumenty trzeba przygotować i jakie skutki prawne wiążą się z wyborem takiej formy najmu.

Z artykułu dowiesz się:

Na czym polega najem okazjonalny?

Najem okazjonalny jest szczególnym rodzajem najmu lokalu mieszkalnego uregulowanym w przepisach dotyczących ochrony praw lokatorów. Może dotyczyć mieszkania należącego do właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa najmu okazjonalnego musi zostać zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Nie jest więc możliwe zawarcie jej bezterminowo.

Podstawowa różnica pomiędzy najmem okazjonalnym a zwykłym najmem polega na dodatkowym zabezpieczeniu właściciela dotyczącym opróżnienia mieszkania po zakończeniu umowy. Najemca już przy zawieraniu umowy składa odpowiednie oświadczenie w formie aktu notarialnego. Zobowiązuje się w nim do opróżnienia i wydania lokalu oraz poddaje się egzekucji w tym zakresie.

Dzięki temu w razie problemów właściciel może skorzystać ze szczególnej procedury zmierzającej do odzyskania mieszkania. Nie oznacza to jednak możliwości samodzielnego usunięcia najemcy, wymiany zamków czy wyniesienia jego rzeczy. Właściciel nadal musi działać zgodnie z określoną prawem procedurą i w razie potrzeby zwrócić się do sądu o nadanie aktowi notarialnemu klauzuli wykonalności.

Najem okazjonalny może być atrakcyjny dla właścicieli, którzy chcą wynajmować mieszkanie przez konkretny okres, ale zależy im również na większym zabezpieczeniu na wypadek problemów z jego późniejszym odzyskaniem. Jednocześnie jest to rozwiązanie bardziej sformalizowane niż zwykły najem. Aby rzeczywiście korzystać z przewidzianych w przepisach ułatwień, trzeba dopilnować wszystkich wymaganych dokumentów i terminów.

Jakie dokumenty są potrzebne przy najmie okazjonalnym?

Podstawą jest sama umowa najmu okazjonalnego, która powinna dokładnie określać strony, przedmiot najmu, wysokość czynszu, czas obowiązywania oraz inne warunki korzystania z mieszkania. Umowa najmu okazjonalnego oraz jej późniejsze zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że nie wystarczy ustne uzgodnienie warunków pomiędzy właścicielem a najemcą.

Sama podpisana umowa nie jest jednak wystarczająca. Charakterystyczną cechą najmu okazjonalnego są dodatkowe dokumenty, które powinny jej towarzyszyć.

• Oświadczenie najemcy – sporządzone w formie aktu notarialnego, obejmujące poddanie się egzekucji oraz zobowiązanie do opróżnienia i wydania wynajmowanego lokalu.
• Wskazanie innego lokalu – najemca wskazuje mieszkanie lub inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku konieczności opuszczenia wynajmowanej nieruchomości.
• Zgoda na zamieszkanie – właściciel wskazanego lokalu lub inna osoba posiadająca do niego tytuł prawny składa oświadczenie, że zgadza się na zamieszkanie najemcy oraz osób mieszkających razem z nim.
• Dodatkowe poświadczenie – na żądanie wynajmującego podpis osoby wyrażającej zgodę na zamieszkanie w lokalu wskazanym przez najemcę może zostać notarialnie poświadczony.

Dokumenty powinny zostać przygotowane w sposób pozwalający jednoznacznie ustalić, której umowy i których osób dotyczą. W praktyce warto przechowywać je razem z umową, protokołem przekazania mieszkania i potwierdzeniem zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego. Ułatwia to późniejsze wykazanie, że warunki wymagane dla najmu okazjonalnego zostały spełnione.

Właściciel nie powinien traktować dodatkowych dokumentów jedynie jako formalności bez większego znaczenia. To właśnie prawidłowo przygotowane załączniki tworzą mechanizm, który odróżnia najem okazjonalny od standardowej umowy najmu. Braki w dokumentacji mogą prowadzić do problemów w chwili, gdy właściciel będzie chciał skorzystać ze szczególnych rozwiązań przewidzianych dla tej formy najmu.

Akt notarialny najemcy – dlaczego jest potrzebny?

Najbardziej charakterystycznym elementem najmu okazjonalnego jest wizyta najemcy u notariusza. Najemca składa oświadczenie, w którym poddaje się egzekucji oraz zobowiązuje do opróżnienia i wydania mieszkania używanego na podstawie umowy. Akt notarialny nie jest samą umową najmu, lecz jednym z dokumentów wymaganych przy najmie okazjonalnym. Umowę właściciel i najemca mogą wcześniej przygotować i podpisać w wymaganej formie pisemnej.

Znaczenie aktu notarialnego ujawnia się przede wszystkim po ustaniu stosunku najmu. Jeżeli umowa wygaśnie albo zostanie skutecznie rozwiązana, a najemca mimo tego nie opuści mieszkania, właściciel może przejść do procedury przewidzianej dla najmu okazjonalnego. Nie musi wówczas rozpoczynać całego sporu od procesu mającego dopiero doprowadzić do wydania orzeczenia zobowiązującego najemcę do opróżnienia lokalu.

Po spełnieniu wymaganych warunków właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Dopiero odpowiedni tytuł wykonawczy umożliwia prowadzenie egzekucji zgodnie z obowiązującymi przepisami. Najem okazjonalny upraszcza więc drogę do przymusowego opróżnienia mieszkania, ale nie daje właścicielowi prawa do przeprowadzenia eksmisji na własną rękę.

Przepisy określają również maksymalną wysokość wynagrodzenia notariusza za sporządzenie wymaganego oświadczenia najemcy. Wynagrodzenie za tę czynność nie może przekroczyć jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. W praktyce do kosztów mogą dochodzić również należności związane z wypisami aktu lub innymi czynnościami, dlatego przed wizytą warto ustalić szczegóły bezpośrednio z wybraną kancelarią notarialną.

Lokal wskazany przez najemcę – jakie ma znaczenie?

Najemca zawierający umowę najmu okazjonalnego powinien wskazać inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać, gdyby konieczne było wykonanie obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania. Nie wystarczy jednak samo podanie adresu. Potrzebne jest również oświadczenie właściciela wskazanego lokalu albo innej osoby mającej do niego odpowiedni tytuł prawny o zgodzie na zamieszkanie najemcy oraz osób mieszkających razem z nim.

Najemca nie musi być właścicielem wskazanego mieszkania. Może to być przykładowo lokal należący do rodziców, innego członka rodziny lub osoby trzeciej, o ile osoba mająca do niego tytuł prawny zgadza się na przyjęcie najemcy. Z punktu widzenia właściciela wynajmowanego mieszkania ważne jest natomiast prawidłowe udokumentowanie tej zgody.

Sytuacja może zmienić się już w trakcie trwania umowy. Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania we wcześniej wskazanym lokalu, powinien w ciągu 21 dni od dnia, w którym dowiedział się o tej okoliczności, wskazać inny lokal i przedstawić wymagane oświadczenie osoby uprawnionej do tego lokalu. Niedopełnienie tego obowiązku może dać właścicielowi podstawę do wypowiedzenia umowy najmu okazjonalnego z zachowaniem przewidzianego prawem terminu.

Właściciel powinien zatem zadbać nie tylko o wskazanie lokalu na początku najmu, lecz również o odpowiedni zapis w umowie przypominający najemcy o obowiązku aktualizacji tej informacji. Najemca z kolei nie powinien wskazywać lokalu wyłącznie dla formalności, jeżeli już przy podpisywaniu dokumentów wiadomo, że w rzeczywistości nie będzie mógł z niego skorzystać. Prawidłowe przygotowanie tej części dokumentacji ma znaczenie dla całego mechanizmu najmu okazjonalnego.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego

Po rozpoczęciu najmu obowiązki właściciela nie kończą się na podpisaniu dokumentów z najemcą. Zawarcie umowy najmu okazjonalnego należy zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Termin liczony jest więc od rozpoczęcia najmu, a nie wyłącznie od daty podpisania dokumentu, jeżeli są to różne daty.

Zgłoszenie ma istotne znaczenie dla możliwości korzystania ze szczególnych rozwiązań przewidzianych dla najmu okazjonalnego. Jeżeli właściciel nie dopełni tego obowiązku, nie może skutecznie opierać się na części przepisów dających szczególne uprawnienia związane z tą formą najmu. W praktyce brak zgłoszenia może więc pozbawić właściciela jednej z najważniejszych korzyści, dla których zdecydował się na dodatkowe formalności.

Najemca może zażądać od właściciela przedstawienia potwierdzenia dokonania zgłoszenia. Właściciel ma w takim przypadku obowiązek je przedstawić. Potwierdzenie złożenia zgłoszenia warto zachować przez cały okres najmu również dlatego, że może być później potrzebne przy procedurze zmierzającej do opróżnienia lokalu.

Trzeba przy tym odróżnić zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego od rozliczania przychodu uzyskanego z wynajmu. Są to odrębne kwestie, mimo że obie dotyczą obowiązków właściciela wobec administracji skarbowej. Samo terminowe zgłoszenie zawarcia umowy nie zastępuje obowiązków związanych z prawidłowym rozliczeniem podatku od uzyskiwanego czynszu.

Kaucja i pozostałe warunki umowy najmu okazjonalnego

Najem okazjonalny nie ogranicza się wyłącznie do dokumentów związanych z przyszłym opróżnieniem mieszkania. Podobnie jak przy zwykłym najmie strony powinny dokładnie określić wysokość czynszu, dodatkowe opłaty, sposób korzystania z mieszkania, obowiązki dotyczące napraw oraz zasady rozliczenia po zakończeniu umowy. Im dokładniejsza jest umowa, tym mniejsze ryzyko sporów dotyczących płatności czy odpowiedzialności za stan mieszkania.

Właściciel może uzależnić zawarcie umowy od wpłacenia przez najemcę kaucji. W przypadku najmu okazjonalnego jej wysokość nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu obliczonego według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Kaucja może zabezpieczać należności przysługujące właścicielowi w dniu opróżnienia lokalu, a także ewentualne koszty egzekucji obowiązku jego opróżnienia.

Po opróżnieniu mieszkania kaucja podlega rozliczeniu. Powinna zostać zwrócona w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności, które zgodnie z przepisami może zabezpieczać. Nie należy zatem traktować kaucji jako dodatkowego wynagrodzenia właściciela należnego automatycznie po zakończeniu najmu.

W umowie warto również szczegółowo uregulować możliwość zmiany czynszu. W przypadku najmu okazjonalnego właściciel może podwyższyć czynsz zgodnie z warunkami określonymi w umowie. Mechanizm ewentualnej podwyżki powinien być więc opisany możliwie jasno już podczas zawierania kontraktu. Pozwala to najemcy przewidzieć potencjalne zmiany kosztów, a właścicielowi ograniczyć ryzyko sporu dotyczącego zasad podwyższenia opłat.

Co dzieje się po zakończeniu najmu okazjonalnego?

Umowa najmu okazjonalnego wygasa po upływie czasu, na jaki została zawarta, albo ulega rozwiązaniu po upływie właściwego okresu wypowiedzenia. Jeżeli najemca w uzgodnionym terminie oddaje mieszkanie i przekazuje klucze właścicielowi, dalsza szczególna procedura nie jest potrzebna. Strony mogą wówczas sporządzić końcowy protokół, rozliczyć opłaty oraz kaucję. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy pomimo ustania umowy najemca nie chce dobrowolnie opuścić lokalu.

W takiej sytuacji właściciel powinien postępować według określonej prawem procedury. Nie może od razu samodzielnie wejść do mieszkania i usunąć rzeczy osoby, która nadal w nim przebywa.

• Żądanie opróżnienia – właściciel doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem.
• Termin na wyprowadzkę – w żądaniu należy wskazać termin na opróżnienie mieszkania, który nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia dokumentu.
• Wniosek do sądu – jeżeli najemca nie zastosuje się do żądania, właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu.
• Wymagane dokumenty – do wniosku dołącza się między innymi dokumentację dotyczącą żądania opróżnienia, tytułu prawnego właściciela do mieszkania oraz potwierdzenie zgłoszenia najmu okazjonalnego.

Najem okazjonalny nie jest więc eksmisją bez sądu, lecz rozwiązaniem umożliwiającym skorzystanie z wcześniej złożonego przez najemcę oświadczenia o poddaniu się egzekucji. Właściciel nie musi uzyskiwać od podstaw orzeczenia zobowiązującego najemcę do wydania lokalu, ale nadal musi spełnić przewidziane prawem wymogi. Dopiero po uzyskaniu odpowiedniej podstawy wykonawczej możliwe jest przeprowadzenie egzekucji przez właściwy organ.

Z tego powodu przy najmie okazjonalnym szczególnie ważne jest przechowywanie pełnego kompletu dokumentów. Nawet niewielkie zaniedbanie, takie jak brak zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego, może mieć istotne znaczenie w chwili pojawienia się problemów. Warto więc traktować formalności jako element zabezpieczenia umowy, a nie jedynie dodatkową biurokrację.

Kiedy warto zdecydować się na najem okazjonalny?

Najem okazjonalny jest szczególnie interesujący dla prywatnych właścicieli, którzy oddają mieszkanie do używania obcej osobie i chcą lepiej zabezpieczyć możliwość odzyskania nieruchomości po zakończeniu kontraktu. Może być dobrym rozwiązaniem zarówno przy wynajmie na rok, jak i przy dłuższej umowie, jeżeli okres najmu nie przekracza ustawowego maksimum. Największą korzyścią dla właściciela jest przygotowanie z góry dokumentów umożliwiających sprawniejsze dochodzenie opróżnienia lokalu.

Ta forma najmu może być szczególnie przydatna, gdy mieszkanie stanowi istotną część majątku właściciela albo ma zostać po określonym czasie ponownie wykorzystane przez niego lub jego rodzinę. Daje większą przewidywalność w sytuacji, gdy najemca po ustaniu umowy nie chce się wyprowadzić. Nie chroni natomiast automatycznie przed zaległościami w czynszu, uszkodzeniami mieszkania czy innymi problemami, dlatego nadal duże znaczenie ma weryfikacja najemcy, odpowiednia kaucja i prawidłowo sporządzona umowa.

Najem okazjonalny ma również swoje niedogodności. Wymaga zaangażowania notariusza, wskazania przez najemcę innego lokalu oraz uzyskania zgody osoby uprawnionej do tego lokalu. Dla części potencjalnych najemców spełnienie tych wymagań może być trudne, szczególnie gdy nie mają w Polsce rodziny lub bliskich dysponujących odpowiednim mieszkaniem.

Nie każdy właściciel może też zastosować najem okazjonalny. Rozwiązanie to zostało przewidziane dla właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Podmioty profesjonalnie zajmujące się wynajmem powinny analizować rozwiązania właściwe dla ich sytuacji, w tym przepisy dotyczące najmu instytucjonalnego.

Przed wyborem rodzaju umowy najlepiej więc porównać poziom zabezpieczenia z dodatkowymi formalnościami. W przypadku prywatnego właściciela wynajmującego mieszkanie na czas oznaczony korzyści wynikające z najmu okazjonalnego mogą być znaczące. Warunkiem jest jednak prawidłowe przeprowadzenie całej procedury od podpisania dokumentów aż po terminowe zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące najmu okazjonalnego

Czy najem okazjonalny musi być zawarty u notariusza?
Sama umowa najmu okazjonalnego nie musi mieć formy aktu notarialnego, ale wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. U notariusza najemca składa natomiast wymagane oświadczenie o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania lokalu.

Czy najem okazjonalny trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?
Tak. Właściciel powinien zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia powoduje, że właściciel nie może korzystać z części szczególnych rozwiązań przewidzianych dla najmu okazjonalnego.

Czy najem okazjonalny gwarantuje natychmiastową eksmisję najemcy?
Nie. Najem okazjonalny pozwala zastosować szczególną, uproszczoną ścieżkę zmierzającą do opróżnienia lokalu, ale właściciel nadal musi zachować wymagane prawem procedury. Nie może samodzielnie wyrzucić lokatora ani zmienić zamków tylko dlatego, że umowa wygasła lub została rozwiązana.