Akta firmowe czasem mnożą się w zatrważającym tempie. Ich ilość może przyprawiać o zawrót głowy, zwłaszcza jeśli jednocześnie przed naszymi oczami kurczy się dostępna przestrzeń. Nie musimy na szczęście takich zbiorów przechowywać w biurze. Zgodnie z prawem możemy skorzystać z zewnętrznej pomocy.
Co musisz wiedzieć, zanim zaczniesz planować przechowywanie akt?
Szczegóły dotyczące tych kwestii precyzuje m.in. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Zgodnie z jego treścią budynki, w których przechowuje się dokumentację, muszą być zlokalizowane na pewnym gruncie (suchym i nie grożącym osunięciem). W pomieszczeniu nie może być wilgoci. Jeśli więc planujemy zorganizować przechowywanie akt na strychu lub na poddaszu, musimy odpowiednio zaadaptować taką przestrzeń.
Dokumenty należy chronić przed:
1. kurzem;
2. gryzoniami i insektami;
3. pleśnią;
4. światłem słonecznym.
Przechowywanie dokumentów a kwestie bezpieczeństwa
Zawsze musimy brać pod uwagę ewentualne zagrożenia w postaci pożaru czy wynikające z czynnika ludzkiego (włamania). Jeśli samodzielnie planujemy przechowywanie akt, dobrze będzie pomyśleć o ognioodpornych drzwiach. Przydatna okaże się też pożarowa instalacja sygnalizacyjno-alarmowa. Z kolei przed nieproszonymi gośćmi uchroni nas instalacja antywłamaniowa.
Jak widać, zabezpieczenie firmowego archiwum może wiązać się ze sporymi kosztami. Jeśli zestawimy je z ewentualnymi konsekwencjami, które grożą nam w przypadku wycieku czy przedwczesnego zniszczenia, takie wydatki nie wydają się tak znaczne. Nadal jednak naturalne jest to, że niektóre przedsiębiorstwa wolą się na nie nie decydować i przeznaczyć swoje zasoby np. na rozwój działalności. To wcale nie znaczy, że nie mają one szansy na rzetelne zabezpieczenie swoich zbiorów. Tym zadaniem zajmują się wtedy za nich specjaliści.
Nie da się ukryć, że dużo łatwiej przestrzegać obowiązujących przepisów, gdy w przechowywaniu akt wspiera nas zewnętrzny podmiot. Firmy takie jak Rhenus Data Office Polska dysponują specjalnymi obiektami, w których zastosowano zaawansowane bariery logiczne i fizyczne. Wilgotność i temperatura w takich pomieszczeniach jest nieprzerwanie kontrolowana, co oznacza, że przez cały okres przechowywania akta znajdują się w optymalnych warunkach. Są one dopasowywane konkretnie do nośnika, na którym znajdują się informacje.
Przechowywanie akt – co jeszcze jest ważne?
Bezpieczeństwo to tylko jedna z kwestii, o które musimy koniecznie zadbać. Trzeba wspomnieć także o odpowiednim czasie przechowywania dokumentacji. Nie możemy przetrzymywać jej dłużej, niż wymaga od nas tego prawo. Nie możemy też pozbyć się jej zbyt szybko, bo wtedy w razie ewentualnej kontroli nie będziemy w stanie przedstawić odpowiednich akt. Samo bezpieczne przechowywanie nie świadczy więc o tym, że jesteśmy chronieni przed ewentualnymi grzywnami i karami. Te mogą nas bowiem czekać również wtedy, gdy niewłaściwie uporządkujemy akta i nie przestrzegamy terminów przechowywania. To dlatego tak ważne jest to, by zatroszczyć się o rzetelną archiwizację. Niezwykłym ułatwieniem dla przedsiębiorców jest fakt, że profesjonaliści, działający w branży przechowywania akt często oferują także inne usługi, m.in. archiwizowanie dokumentacji. Nawiązując współpracę z takim podmiotem możemy więc w kompleksowy sposób zatroszczyć się o swoje zbiory oraz o to, czy przestrzegamy wszystkich aktualnie obowiązujących przepisów.
